Qui ne s’est pas interrogé sur le temps consacré chaque jour à répondre à ses mails… ? Malgré l’ampleur du phénomène, les entreprises françaises hésitent encore à s’emparer du sujet.
Déconnexion: quelques bonnes pratiques
Le droit à la déconnexion, qui a vu le jour avec la loi El Khomri en août 2016, fait partie des sujets à aborder lors de la négociation annuelle obligatoire avec les partenaires sociaux. Pour David Mahé, dirigeant du cabinet Stimulus, expert en prévention des risques psychosociaux, les entreprises ont malheureusement tendance à se contenter de respecter leurs obligations légales en la matière sans se saisir réellement de la problématique. Une tendance qui pourrait se renforcer puisque cette disposition, obligatoire, est rendue facultative par les ordonnances Macron. L’usage des outils digitaux, et tout particulièrement celui du mail, constitue pourtant un enjeu de qualité de vie au travail autant que de performance. Quelques pistes de réflexion.
Réguler la diffusion ?
Chez Umanis, une entreprise de services du numérique de 2 700 salariés, l’envoi de mails avant 8 heures du matin et après 20 heures le soir est proscrit. La directive s’applique à tous, à commencer par les membres du comité de direction. Le directeur général est d’ailleurs le premier à rappeler les règles de la déconnexion, précise Ève Royer, la DRH. « Il lui arrive de refuser de répondre à un mail envoyé tardivement en indiquant que le message pouvait attendre ! » Mais la pratique ne séduit pas toutes les entreprises. Au sein du cabinet de conseil en stratégie Roland Berger, le choix a été fait de ne pas bloquer les envois de mails et de ne pas imposer d’horaires. Pour Alix Renard, DRH France, « le droit à la déconnexion de chacun ne doit pas se transformer en interdiction à la connexion pour les autres ». Elle ajoute qu’un tel dispositif « serait vécu comme une deadline supplémentaire qui générerait un stress inutile. » La DRH préfère travailler sur un contrôle efficace de la charge de travail, avec la mise en place d’un baromètre conduisant les équipes de chaque projet à s’exprimer toutes les deux semaines sur leur activité.
Sortir de la culture de l’immédiateté
Autre problème : l’omniprésence du mail au sein de l’entreprise diffuse une forme d’injonction à la réactivité nuisible au bien-être. Pour limiter son impact, David Mahé recommande de travailler à une forme de hiérarchisation des « flux entrants ». Quelques solutions techniques existent. La start-up Timyo – contraction de « time is my own » (mon temps m’appartient) – propose ainsi un outil de hiérarchisation. Au moment d’envoyer un mail, son auteur est conduit à préciser s’il attend ou non une réponse, et à quelle échéance. À ces différentes options un code couleur est associé, qui permet au destinataire d’identifier rapidement le degré d’urgence du mail reçu. Pour Fabrice Dumans, son fondateur : « Il s’agit de responsabiliser l’émetteur, afin de protéger le destinataire du sentiment de devoir répondre immédiatement. »
Enfin, cette culture de l’immédiateté est également un frein à la concentration. « Le collaborateur incité à une réactivité perpétuelle plutôt qu’à une action ordonnée est moins lucide et moins concentré », affirme David Mahé. Les bonnes pratiques consistent à découper la journée en tranches de travail, à apprendre à rester hermétique aux sollicitations pour gagner en concentration, à s’isoler dans des espaces hors connexion… Une chose est certaine : l’entreprise a tout intérêt à intervenir pour gagner en productivité.
Marie-Hélène Brissot
