Élaborée par Forrester à la demande de Diligent, une étude datée de novembre 2018 conclut aux avantages d’une plateforme collaborative pour répondre aux risques de cyber-attaques dans les conseils d’administration. Elle cherche à évaluer la technologie utilisée pour la gouvernance du conseil dans une perspective de surveillance des domaines critiques.

N’importe où dans le monde, les cyber-risques se révèlent des enjeux de plus en plus prégnants pour la gouvernance des entreprises. Le déficit de sécurité des conseils d’administration est patent. Cette insuffisance est liée à des pratiques et des approches obsolètes pour gérer les communications ultra sensibles.

Comment les organisations se protègent des cyber-risques ?

47 % des conseils d’administration utilisent une messagerie instantanée pour la communication interne de leur conseil. Ce chiffre en lui-même en dit long sur les avantages d’une plateforme collaborative ! L’étude de Forrester met en exergue les risques auxquels les conseils sont actuellement exposés malgré (ou à cause) des nombreux types de technologies qu’ils utilisent. Cette vulnérabilité des organisations peut pourtant avoir de graves conséquences tant les données des conseils sont ultra sensibles (fusions et acquisitions, licenciements, aspects juridiques, etc.).

De plus, les emails sont souvent des points d’entrée pour les cyber-attaques. La solution est l’utilisation d’une messagerie sécurisée dite en « boucle fermée ». Cependant, les conseils d'administration utilisent encore trop peu cette méthode plus sûre : seulement 35 % des conseils. Par ailleurs, parmi ceux qui disposent d’un portail, 55 % emploient toujours le courrier électronique personnel pour les communications internes du conseil.

Un autre élément éclairant du rapport Forrester concerne la perte d’appareils électroniques ou de documents par les membres du conseil. L’étude rapporte que près de 30% des administrateurs ont déclaré avoir perdu un téléphone, une tablette ou un ordinateur au cours de l’année passée. De plus, 23 % ont déclaré avoir perdu des ressources papier. Ces deux statistiques mettent en avant encore l’importance des avantages d’une plateforme collaborative sécurisée et optimisée. Elle permettrait de «nettoyer» à distance un appareil pour éviter que les données qu’il comprend ne tombent dans de mauvaises mains. Les risques sont alors très importants : allégations de fraude ou de corruption, cyber incidents, violations de la conformité, amendes réglementaires, impact négatif sur la réputation de l’organisme, etc.

Avantages d'une plateforme collaborative pour résoudre les difficultés rencontrées par les conseils

Pour pallier ces différents risques et inconvénients, la technologie, bien conçue, peut offrir les avantages d’une plateforme collaborative. Ainsi l’enquête de Forrester a sollicité les responsables de la gouvernance pour avoir leur sentiment sur les processus qui pourraient le plus bénéficier de l'utilisation de la technologie. Elle les a questionnés sur la façon dont une meilleure compréhension de la technologie peut répondre aux besoins plus importants des conseils d'administration.

Les trois besoins les plus prégnants qui ont été alors identifiés sont :

- Rationaliser la communication et l'accès aux documents (38%)

- Répondre aux exigences de conformité pour éviter les activités frauduleuses (37%)

- Augmenter l'accès aux données pour une meilleure prise de décision (36%)

Les autres avantages d’une plateforme collaborative cités sont la collaboration facilitée au sein du conseil (34 %) et la meilleure compréhension de la zone de plus haut risque de leur conseil.

Qui est Diligent ? Quelles sont ses solutions digitales de gouvernance d’entreprise ?

Depuis plus de 16 ans, Diligent est un acteur de premier plan de la gouvernance d’entreprise par delà le monde. Sa mission centrale est d’offrir aux conseils d’administration les meilleurs outils pour optimiser le travail de ses membres. Pour y parvenir, Diligent a fortement investi dans la R&D et a développé une technologie de gestion de conseils d’administration ultra sécurisée et extrêmement intuitive.

Le portail numérique, Diligent Boards, est le plus utilisé au monde. 12.000 entreprises regroupant plus de 400.000 membres de conseil d’administration l’emploient. La fidélisation est de l’ordre de 98,8 %, ce qui est le ratio le plus élevé du secteur.

Diligent Boards est un outil digital qui présente de nombreuses fonctionnalités permettant d’améliorer la préparation des séances du conseil d’administration, de faciliter le partage des documents entre ses membres, de stocker des documents, de voter à distance, … La solution est sécurisée, mise à jour en permanence et dotée d’un support client excellent.

Outre Diligent Boards qui est le produit phare, la société Diligent propose :

- Diligent Messenger pour sécuriser les communications des membres du conseil,

- Diligent Minutes pour faciliter l’élaboration des procès-verbaux du conseil,

- Diligent Board Evaluations pour réaliser des évaluations performantes du conseil.

Pour découvrir tous les avantages d’une plateforme collaborative et consulter l’ensemble du rapport Forrester, connectez-vous à cette page web et demandez le téléchargement du document.